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中小企業でも始められる!働き方改革 〜勤怠管理編〜


この記事は

 

「働き方改革を進めたいが何から始めたらいいのかわからない」

「働き方改革のために何か良い方法を探している」

 

といった中小企業の経営者に向けて書いています。

 

コンテンツ概要

  • 働き方改革をしても会社は良くならない!?
  • 働き方改革のキーは「生産性」の数値を決めること
  • 小さな改善から始めよう! 〜中小企業の勤怠管理〜
  • 大事なこと=人手が極小化した状態を創ること
  • 「ジョブカン 勤怠管理」に興味が湧いた方へ

 


働き方改革をしても会社は良くならない!?

 

(株)CBE-A 代表の千葉です。

 

最近、ネットでもテレビでも「働き方改革」という言葉をよく見かけます。その中でも長時間労働の問題がよく取り上げられているように見受けられます。そして、長時間労働是正のために、

  • 消灯時間を早める
  • 強制的に事務所を閉める
  • 長時間労働をしたら評価を下げる

と言った手段で対応していることが多いかと思います。中には、ドローンで帰宅を促す、なんてことまで出てきています。

 

ただ、こんなやりとりは聞こえてきませんか?

 

【管理職】「なんで仕事が終わらないんだ!」

【従業員】「(そんなことを言われても・・・)時間が足りないんです。」

【管理職】「ちーがーうーだーろー!お前のやり方が悪いんだ!」

【従業員】「申し訳ございません。(はぁ、今日もサービス残業かぁ・・・)」

 

・・・その働き方改革は誰が嬉しいのでしょうか?

 

このようなケースの因果関係を整理すると

 

(手段)残業を抑制する

 ↓

(結果)時間内に仕事が終わらない

 ↓

(成果)生産量が減る

 

という、なんとも不思議な構造になっています。

 

「生産量が減る」という状況は、手段を講じてからしばらくして表面化してきます。そうすると、経営者はマネジメントを責め、マネジメントは担当者を責め、担当者は疲弊していく・・・次第に従業員が一人また一人と辞め、経営者は売上が伸ばせなくなり、社内の整理をして行くことになる。つまり、残業抑制という数値が先行して手段を実行すると、企業全員が不幸になってしまうのです。

 

 

働き方改革のキーは「生産性」の数値を決めること

 本来、働き方改革の構造は

 

(手段)生産性を高める

 ↓

(結果)短時間で同じ仕事が終わる

 ↓

(成果)残業が抑制される

 

が正しい因果関係です。残業を抑制したいなら、生産性を見える化・数値化し、その数値を改善する手段を企画・実行する必要があります。生産性は

 

Q(品質)

C(コスト)

D(納期)

 

の観点で数値化していきます。QCD自体はよく耳にする言葉だと思います。生産性を変えるには、この「QCDをどういじるか」ということが重要です。働き方改革の場合は、「QとCを変えずにいかにDを削減するか」がポイントとなります。そして、Dの削減はコツコツと小さな改善を計画的に積み上げて行くことが成功の秘訣です。

 

 

小さな改善から始めよう! 〜中小企業の勤怠管理〜

これは、株式会社 Donutsが運営する「ジョブカン 」という勤怠管理のシステムです。当社では入り口近くの棚に設置しています。(勤怠管理システムの詳細は https://jobcan.ne.jp をご覧ください)

 

山形の企業経営者の方とお話しすると、勤怠管理にはタイムカードを導入しているケースが多いと感じられます。朝出社してから打刻をして、帰る時にまた打刻する。正直、従業員目線ではタイムカードでも勤怠管理システムでも対して手間は変わりません。本当にこれで生産性が変わるの?と思うかもしれません。

 

でも、よく考えてみてください。タイムカードは何に使われるのでしょうか?そうです。従業員の給与計算に活用されていきます。時間外労働の計算ですね。では、誰がどうやって時間外労働を計算するのでしょうか?タイムカードの場合、給与計算をする担当者が一つひとつ集計して、所定労働時間を確認して、残業があった場合には、休日なのか・深夜なのかなどの場合分けをして計算します。これが「手間」となっていきます。これだけ見ると、大した手間ではなさそうですね。では、数字で見てみましょう。

 

(従業員が10人の企業、月あたり)

◆タイムカード

納期:1時間(労働時間計算の業務時間)×10人=12時間

コスト:1,000円(労務担当者の時間給)×12時間=12,000円

品質:計算ミスをする可能性あり

 

◆勤怠管理システム

納期:1時間(システムから抽出して内容を確認するだけ)

コスト:1,000円(労務担当者の時間給)×1時間+200円(システム利用費)×10人= 3,000円

品質:計算ミスの可能性はゼロ

 

この結果、どう感じられますか?結構差があるな、大したことないな、様々な意見があると思います。ただ、これが毎月のことになります。毎月、労働時間は10時間違うのです。こうした小さな積み重ねが、残業時間抑制につながっていくのです。

大事なこと=人手が極小化した状態を創ること

ただ、注意しなくてはいけないことがあります。それは、「ITの導入=生産性が上がる」という思い込みです。これもよくある声ですが、「IT導入したって、手間ばっかり増えて何にもよくならないよ」。悲しいですね。せっかく投資したのに。なぜこのようなことが起こるのか?色々な原因があるのですが、最大の要因は「手間」なのです。

 

本来ITは自動的に処理してもらうことにもっとも恩恵を受けます。例えば図形を描くとき。定規とペンで四角を描くのと、パワーポイントなどで四角を描くのではどちらが手間が少ないか、おそらく容易に想像つくと思います。しかし、日常の業務の中ではここまで簡単ではありません。様々な人が様々なタイミングで関わってきます。この複雑に絡み合った状況を解きほぐして、「人手が極小化した状態を創る」ための設計をしていくことが大事なのです。この地道な活動が働き方改革という大きな結果につながっていくのです。

 

本日はここまで。長文お読みいただきまして誠にありがとうございます。

「ジョブカン勤怠管理」 に興味が湧いた方へ

当社はジョブカン 認定アドバイザーです。

http://adviser.jobcan.ne.jp/adviser/search#?prefecture=山形県

 

ジョブカン の内容を聞きたい、自社での活用法を知りたい、など、相談したいことがございましたら以下の問い合わせボタンよりご連絡をいただければと思います。